Software De Gestión De Gastos en comparación

¿Cómo funciona un software de gestión de gastos?

El software de gestión de gastos es un software basado en la nube que te ayuda a gestionar tus gastos. Te permite rastrear y controlar todos los gastos de tu empresa, desde las facturas de viajes, el material de oficina o incluso los reembolsos a los empleados. El sistema te ayudará a vigilar cada uno de los gastos realizados por los empleados para que no superen sus límites presupuestarios. También puedes utilizarlo como herramienta para controlar los costes y ahorrar dinero al mismo tiempo.

¿Qué tipos de software de gestión de gastos existen?

Hay dos tipos de software de gestión de gastos. El primero es un software de uso general que puede utilizarse para gestionar todos los aspectos de la empresa, incluidos el aprovisionamiento y la gestión de gastos. Estos sistemas existen desde hace muchos años y entre ellos se encuentran SAP, Oracle E-Business Suite o Microsoft Dynamics AX/NAV como ejemplos. Suelen ser muy caros, pero ofrecen una gran flexibilidad en cuanto a la funcionalidad que proporcionan (por ejemplo, la planificación de la cadena de suministro). Sin embargo, estas soluciones no se centran en la gestión del gasto específicamente, sino que están diseñadas para dar soporte a todas las operaciones de una organización, desde las ventas hasta la entrega, con capacidades completas de información financiera incluidas sin coste adicional.El segundo tipo se centra únicamente en las funciones de Gestión de Compras y Gastos, como el abastecimiento de productos y servicios de forma eficiente, minimizando los costes mediante el aprovechamiento de herramientas tecnológicas como las plataformas de eProcurement, que permiten encontrar proveedores en línea a través de catálogos electrónicos, en lugar de utilizar los de papel o métodos tradicionales como las llamadas telefónicas, etc. Esta categoría incluye a los proveedores que se especializan en proporcionar módulos específicos dentro de su solución, es decir, gestión de relaciones con los proveedores (VRM), soluciones de portales de proveedores, etc. Los proveedores que ofrecen este tipo suelen cobrar cuotas de licencia por usuario que oscilan entre 5.000 y 20.000 dólares, dependiendo de la complejidad que requieran las necesidades de tu empresa.

¿Cuáles son las ventajas de un software de gestión de gastos?

El software de gestión de gastos es una gran herramienta para cualquier empresa que quiera mejorar su eficiencia y reducir costes. Puede ayudarte a ahorrar tiempo, dinero y recursos automatizando tu proceso de compras. Podrás hacer un seguimiento de todas tus compras en un solo lugar para que no haya más pedidos duplicados ni facturas perdidas. Este software también te permite crear informes sobre los hábitos de gasto de los empleados, lo que ayuda a elaborar el presupuesto y a identificar las áreas en las que se podría ahorrar costes sin afectar a los niveles de servicio o a los estándares de calidad.

¿Cuáles son las desventajas de un software de gestión de gastos?

La principal desventaja de un software de gestión de gastos es que puede ser caro de implementar y mantener. También requiere que el usuario tenga ciertos conocimientos sobre el funcionamiento de la tecnología, lo que no siempre es posible para todos los usuarios.

¿Qué empresas deberían comprar un software de gestión de gastos?

Cualquier empresa que tenga un gran número de empleados y gaste más de 1 millón de dólares al año en bienes o servicios debería considerar la posibilidad de adquirir un Software de Gestión de Gastos. Esto incluye a las empresas de los siguientes sectores:

¿En base a qué criterios deberías comprar un software de gestión de gastos?

Los criterios para comprar un software de gestión de gastos son los siguientes

¿Cómo se implementa un software de gestión de gastos?

La implantación de un software de gestión de gastos se realiza en dos fases. En la primera fase, configuramos tu sistema y te formamos en su uso. También proporcionamos soporte durante este periodo de tiempo para que cualquier pregunta o duda pueda ser atendida inmediatamente. Una vez completada la formación, nuestro equipo dejará un administrador que seguirá supervisando tu progreso durante 30 días, tras los cuales ya no será necesario, a menos que haya problemas con el propio software o que los usuarios de tu organización necesiten formación adicional.

¿Cuándo debes implantar un software de gestión de gastos?

El mejor momento para implantar un software de gestión de gastos es cuando tienes el presupuesto para ello. No es algo que deba implantarse en una situación de emergencia, sino como parte de tu estrategia empresarial global y del proceso de planificación.