Herramientas ECM en comparación

¿Cómo funciona un software de gestión de contenidos empresariales (ECM)?

El software de gestión de contenidos empresariales (ECM) es un software que ayuda a gestionar el contenido de una organización. Puede utilizarse para gestionar documentos, imágenes y vídeos. El sistema ECM permite a los usuarios acceder a todos sus archivos desde cualquier lugar y en cualquier momento mediante una conexión a Internet o una red LAN. De este modo, les resulta fácil compartir información con otros empleados sin tener copias físicas de los datos almacenados en el disco duro del ordenador de cada empleado, lo que lo hace vulnerable a ataques de virus y fallos de hardware, etc.

¿Qué tipos de software de gestión de contenidos empresariales (ECM) existen?

Hay muchos tipos de software ECM. Algunos ejemplos son los sistemas de gestión de documentos (DMS), el software de gestión de registros y las plataformas de servicios de contenidos (CSP). El tipo que elijas dependerá de las necesidades de tu organización. Por ejemplo, si tienes una gran cantidad de contenido que gestionar o necesitas la capacidad de buscar información en varios sistemas, entonces la CSP puede ser la adecuada para ti. Si no es así, el DMS podría funcionar mejor, ya que está más centrado en la gestión de documentos que en la de registros y puede ayudar a cumplir requisitos como la Sección 404(b) de la Ley Sarbanes-Oxley, que exige a las empresas mantener estados financieros precisos que cumplan con los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP).

¿Cuáles son las ventajas de un software de gestión de contenidos empresariales (ECM)?

Las ventajas de un software ECM son numerosas. Algunas de las más importantes son

¿Cuáles son las desventajas de un software de gestión de contenidos empresariales (ECM)?

Hay muchas desventajas de un software de gestión de contenidos empresariales (ECM). La principal desventaja es que puede ser caro de implantar y mantener, especialmente para las grandes organizaciones con múltiples sedes o departamentos. También puede requerir hardware adicional para almacenar los datos en servidores en lugar de discos duros locales.

¿Qué empresas deberían comprar un software de gestión de contenidos empresariales (ECM)?

El software de gestión de contenidos empresariales (ECM) lo utilizan las empresas que tienen muchos documentos y necesitan gestionarlos. Puede ser útil para cualquier empresa, pero es especialmente útil en los siguientes sectores:

¿En base a qué criterios deberías comprar un software de gestión de contenidos empresariales (ECM)?

Los criterios para comprar un software ECM son los siguientes.1) ¿Tiene el producto una buena reputación? ¿Es conocido en el sector y hay pruebas de sus éxitos? Si no es así, deberías buscar otros productos que sí tengan esas credenciales.2) ¿Qué tipo de soporte proporciona esta empresa a sus clientes? ¿Ofrecen formación gratuita o tutoriales en línea sobre cómo utilizar su producto de forma eficaz? ¿Existen grupos de usuarios en los que éstos puedan interactuar entre sí y compartir ideas sobre cómo utilizar el sistema de forma más eficiente? Estas cosas te ayudarán a empezar rápidamente sin tener que dedicar demasiado tiempo a aprender desde cero. También puedes comprobar si tu proveedor ofrece algún tipo de programa de certificación para que sepas qué nivel de experiencia tienen las personas que trabajan con este sistema en particular. De este modo, cuando trabajes con ellos, podrás comunicarte mejor porque todos los implicados hablarán un lenguaje común. 3) ¿Cómo de fácil va a ser para mí (o para mis empleados) aprender a utilizar esta nueva herramienta? ¿Necesitaré ayuda externa o servicios profesionales sólo para prepararme antes de empezar a utilizarla? ¿Puedo encontrar suficiente información en línea sobre las mejores prácticas relacionadas específicamente con

¿Cómo se implementa un software de gestión de contenidos empresariales (ECM)?

La implantación de un software ECM es un proceso complejo. Implica los siguientes pasos:

¿Cuándo debes implantar un software de gestión de contenidos empresariales (ECM)?

Cuando tienes una gran cantidad de contenido que necesita ser gestionado. El software ECM está diseñado para gestionar documentos, imágenes y otros activos digitales en un entorno empresarial. Puede ayudar a tu organización a gestionar todo el ciclo de vida de estos activos, desde su creación hasta su archivo o destrucción.