Software De Gestión Documental en comparación

¿Cómo funciona un software de gestión documental?

El software de gestión de documentos es un programa que te ayuda a gestionar tus documentos. Puede utilizarse para almacenar, recuperar y compartir todo tipo de archivos, como imágenes, vídeos, etc. El objetivo principal de utilizar este tipo de software es facilitar el trabajo ahorrando tiempo en la búsqueda de información o datos importantes de diferentes fuentes. También te ayudará a reducir el uso de papel y la necesidad de espacio de almacenamiento, lo que en última instancia también ahorra dinero.

¿Qué tipos de software de gestión documental existen?

Hay dos tipos de software de gestión documental. El primero es una aplicación independiente que instalas en tu ordenador y el segundo tipo es un software basado en la web, lo que significa que se ejecuta en una ventana del navegador. Ambos tienen sus ventajas y desventajas, dependiendo de cómo los utilice una organización o un usuario individual. Las aplicaciones independientes suelen ofrecer más funciones que las soluciones basadas en la web, pero requieren su instalación en cada ordenador en el que los usuarios necesiten acceder a los documentos almacenados en ellas, mientras que a los sistemas basados en la web se puede acceder desde cualquier lugar con conexión a Internet, siempre que no haya un cortafuegos que bloquee el acceso (lo que no es muy habitual).

¿Cuáles son las ventajas de un software de gestión documental?

El software de gestión de documentos es un programa que te ayuda a gestionar tus documentos. Puede utilizarse para almacenar, recuperar y compartir todo tipo de archivos, como imágenes, vídeos, etc. La principal ventaja de utilizar este tipo de software es la capacidad de almacenar una gran cantidad de datos en un solo lugar sin ninguna molestia o confusión. Esto facilita a los usuarios encontrar el archivo que necesitan de forma rápida y sencilla con sólo unos pocos clics en el botón del ratón. Otra ventaja es que estos programas están disponibles a precios asequibles, lo que los hace accesibles a todos los que los necesitan, independientemente de si tienen un presupuesto limitado o no.

¿Cuáles son las desventajas de un software de gestión documental?

El software de gestión documental no es una solución perfecta. También tiene algunas desventajas, que se enumeran a continuación:

¿Qué empresas deberían comprar un software de gestión documental?

Cualquier empresa que necesite almacenar y gestionar documentos debería considerar un Software de Gestión Documental. Esto incluye a las empresas de los siguientes sectores:

¿En base a qué criterios debes comprar un software de gestión documental?

Lo primero que debes hacer es definir tus necesidades. ¿Cuáles son las características que te ayudarán a alcanzar tus objetivos? ¿Cuántos usuarios y cuántos datos necesitas gestionar? ¿Quieres una solución sencilla o una con capacidades avanzadas como el flujo de trabajo, el control de versiones, etc.? Una vez contestadas estas preguntas, es el momento de investigar. Lee reseñas de diferentes productos en sitios web como Capterra (https://www.capterra.com/), G2Crowd (http://g2crowd.com/) o Software Advice (http://softwareadvice-reviews-ratings-productlist). También puedes preguntar a colegas que utilicen un software similar qué opinan de sus soluciones y si hay otras alternativas que merezcan la pena considerar, basándose en su experiencia de uso durante un largo periodo de tiempo

¿Cómo se implementa un software de gestión documental?

El software de gestión documental se implementa instalando el software en un servidor y configurándolo después para que se ajuste a tus necesidades. El proceso de instalación puede hacerse en la empresa o a través de un profesional de la informática, dependiendo de los conocimientos técnicos que tengas. Una vez instalado, los usuarios accederán al sistema a través de su navegador web desde cualquier ordenador con acceso a Internet.

¿Cuándo debes implantar un software de gestión documental?

Cuando tienes muchos documentos que necesitan ser almacenados y recuperados. También es útil cuando tu empresa tiene varias sedes, o si está creciendo rápidamente. Un software de gestión de documentos puede ayudarte a tener toda la información en un solo lugar para que todo el mundo sepa dónde está todo en cada momento.