Software Para Control De Documentos en comparación

¿Cómo funciona un software de control de documentos?

El software de control de documentos es un programa que te ayuda a gestionar tus documentos. Te permite crear, editar y almacenar toda la información importante relacionada con tu documento en un solo lugar. También puedes compartir esta información con otras personas que estén implicadas en el mismo proyecto o tarea que el tuyo. Así podrán acceder a ella desde cualquier lugar y en cualquier momento, sin necesidad de tener copias físicas en sus ordenadores o dispositivos.

¿Qué tipos de software de control de documentos existen?

Hay dos tipos de software de control de documentos. El primer tipo es el software que instalas en tu ordenador y utilizas para crear, editar, almacenar y compartir documentos con otros usuarios en un entorno seguro. Puede utilizarse para cualquier propósito de control de documentos, como la gestión de la documentación de un proyecto o las especificaciones de un producto. El segundo tipo es el software basado en la web, que te permite acceder a todos tus archivos desde cualquier lugar con una conexión a Internet, sin tener que descargar nada en tu ordenador de casa o del trabajo. Sólo tienes que entrar en el sitio web a través de un navegador (como Internet Explorer) y luego ver/editar/compartir los documentos en línea como si estuvieran almacenados localmente en tu disco duro.

¿Cuáles son las ventajas de un software de control de documentos?

El software de control de documentos es un programa que te ayuda a gestionar tus documentos. Puede utilizarse para gestionar el flujo de documentos en una organización, y también permite a los usuarios hacer un seguimiento de los cambios realizados en un archivo o documento concreto. De este modo, si hay varias personas trabajando en un proyecto, sabrán quién ha trabajado en qué parte del proyecto y en qué momento. Lo mejor de este tipo de software es que guarda todas las versiones de cada archivo para que no se pierda ninguna información, incluso cuando alguien borre accidentalmente algo del disco duro de su ordenador o del espacio de almacenamiento del servidor.

¿Cuáles son las desventajas de un software de control de documentos?

El software de control de documentos no es una solución perfecta. También tiene algunas desventajas, que se enumeran a continuación:

¿Qué empresas deberían comprar un software de control de documentos?

Cualquier empresa que necesite gestionar documentos y registros. Esto incluye a las empresas de los siguientes sectores:

¿En base a qué criterios debes comprar un Software de Control de Documentos?

Lo primero que debes hacer es definir tus necesidades. ¿Cuáles son las características que te ayudarán a gestionar los documentos? No compres un software sólo porque tenga todas las campanas y silbatos, sino si no se ajustan a los requisitos de tu empresa. También puedes consultar nuestra tabla comparativa de software de control de documentos para obtener más información sobre los distintos productos disponibles en esta categoría.

¿Cómo se implementa un software de control de documentos?

El software de control de documentos se implementa instalando el software en un ordenador y configurándolo después para que se ajuste a tus necesidades. El proceso de configuración implica establecer usuarios, grupos, permisos, flujos de trabajo y otros ajustes específicos para los requisitos de tu empresa. Una vez configurado, puedes empezar a utilizar el sistema inmediatamente para el control de documentos.

¿Cuándo debes implantar un software de control de documentos?

El software de control de documentos es imprescindible para cualquier organización que tenga que tratar con documentos. Ayuda a gestionar el ciclo de vida de los documentos, desde la creación de nuevos documentos hasta el archivo y la destrucción de los antiguos. El software también te permite hacer un seguimiento de los cambios realizados en tus archivos a lo largo del tiempo, para que puedas volver atrás si es necesario o incluso auditar quién ha cambiado qué y cuándo.