Ausgabenmanagement Software im Vergleich

Wie funktioniert eine Spend Management Software?

Spend Management Software ist eine cloudbasierte Software, die dir hilft, deine Ausgaben zu verwalten. Sie ermöglicht es dir, alle Ausgaben deines Unternehmens zu verfolgen und zu überwachen, von Reisekostenabrechnungen über Bürobedarf bis hin zu Erstattungen für Mitarbeiter. Das System hilft dir, jede einzelne Ausgabe deiner Mitarbeiter/innen im Auge zu behalten, damit sie ihre Budgetgrenzen nicht überschreiten. Du kannst es auch als Instrument zur Kostenkontrolle nutzen und gleichzeitig Geld sparen.

Welche Arten von Spend Management Software gibt es?

Es gibt zwei Arten von Spend Management Software. Die erste ist eine Allzweck-Software, mit der alle Aspekte des Unternehmens verwaltet werden können, einschließlich Beschaffung und Ausgabenmanagement. Diese Systeme gibt es schon seit vielen Jahren, z. B. SAP, Oracle E-Business Suite oder Microsoft Dynamics AX/NAV. Sie sind in der Regel sehr teuer, bieten aber eine große Flexibilität in Bezug auf die Funktionen, die sie bereitstellen (z. B. Lieferkettenplanung). Der zweite Typ konzentriert sich ausschließlich auf die Beschaffungs- und Ausgabenmanagementfunktionen, wie z. B. die effiziente Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen bei gleichzeitiger Kostenminimierung durch den Einsatz von technologischen Tools wie eProcurement-Plattformen, die es dir ermöglichen, Lieferanten online über elektronische Kataloge zu finden, anstatt Papierkataloge oder traditionelle Methoden wie Telefonanrufe usw. zu verwenden. Zu dieser Kategorie gehören Anbieter, die sich auf die Bereitstellung bestimmter Module innerhalb ihrer Lösung spezialisiert haben - z. B. Vendor Relationship Management (VRM), Lieferantenportallösungen usw. Anbieter, die diese Art von Lösungen anbieten, verlangen in der Regel Lizenzgebühren pro Benutzer zwischen 5.000 und 20.000 US-Dollar, je nachdem, wie komplex die Anforderungen deines Unternehmens sind.

Was sind die Vorteile einer Spend Management Software?

Ausgabenmanagement-Software ist ein großartiges Werkzeug für jedes Unternehmen, das seine Effizienz verbessern und Kosten senken will. Sie kann dir helfen, Zeit, Geld und Ressourcen zu sparen, indem sie deinen Einkaufsprozess automatisiert. Du kannst alle deine Einkäufe an einem Ort nachverfolgen, sodass es keine doppelten Bestellungen oder verlorenen Rechnungen mehr gibt. Mit dieser Software kannst du auch Berichte über die Ausgabengewohnheiten der Beschäftigten erstellen, was dir bei der Budgetplanung hilft und Bereiche aufzeigt, in denen Kosten eingespart werden können, ohne dass das Serviceniveau oder die Qualitätsstandards darunter leiden.

Was sind die Nachteile einer Spend Management Software?

Der größte Nachteil einer Ausgabenmanagement-Software ist, dass sie teuer in der Implementierung und Wartung sein kann. Außerdem muss der Nutzer ein gewisses Wissen darüber haben, wie die Technologie funktioniert, was nicht immer für alle Nutzer möglich ist.

Welche Unternehmen sollten eine Spend Management Software kaufen?

Jedes Unternehmen, das eine große Anzahl von Mitarbeitern hat und mehr als 1 Million Dollar pro Jahr für Waren oder Dienstleistungen ausgibt, sollte die Anschaffung einer Ausgabenmanagement-Software in Betracht ziehen. Dazu gehören Unternehmen in den folgenden Branchen:

Nach welchen Kriterien solltest du eine Spend Management Software kaufen?

Die Kriterien für den Kauf einer Spend Management Software sind folgende

Wie wird eine Spend Management Software implementiert?

Die Einführung einer Ausgabenmanagement-Software erfolgt in zwei Phasen. In der ersten Phase richten wir dein System ein und schulen dich in der Bedienung. In dieser Zeit bieten wir auch Unterstützung an, damit alle Fragen und Bedenken sofort geklärt werden können. Nach Abschluss der Schulung hinterlässt unser Team einen Administrator, der deine Fortschritte noch 30 Tage lang überwacht. Danach wird er nicht mehr benötigt, es sei denn, es gibt Probleme mit der Software selbst oder die Nutzer in deinem Unternehmen benötigen zusätzliche Schulungen.

Wann solltest du eine Spend Management Software einführen?

Der beste Zeitpunkt für die Einführung einer Ausgabenmanagement-Software ist, wenn du das Budget dafür hast. Sie sollte nicht in einer Notsituation eingeführt werden, sondern als Teil deiner Geschäftsstrategie und deines Planungsprozesses.