Meeting Software im Vergleich

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Frequently asked questions

Eine Meeting Software ist eine Software, die dir hilft, deine Meetings zu organisieren. Sie kann sowohl für interne als auch für externe Besprechungen genutzt werden, z. B. für Verkaufspräsentationen oder Teambuilding-Veranstaltungen. Der Organisator des Meetings erstellt mit Hilfe dieses Tools eine Tagesordnung und lädt die Teilnehmer per E-Mail oder über ihre Kontaktliste in Outlook ein. Sobald sie die Einladung angenommen haben, können sie alle Details zur Veranstaltung auf einer Seite einsehen (z. B. Ort, Zeit usw.). Außerdem erhalten sie vor dem Beginn jeder Sitzung eine Erinnerung, damit sie sie auf keinen Fall verpassen.

Es gibt viele Arten von Konferenzsoftware. Einige Beispiele sind Webkonferenzen, Videokonferenzen und Telefonkonferenzen. Jede Art hat ihre eigenen Merkmale, die sie für verschiedene Situationen nützlich machen. Ein Unternehmen kann zum Beispiel webbasierte Telefonkonferenzen nutzen, um mit Mitarbeitern zu kommunizieren, die an anderen Orten oder in anderen Ländern arbeiten, weil die Technologie einfach einzurichten ist und keine spezielle Ausrüstung wie Headsets oder Kameras auf den Bildschirmen der Mitarbeiter benötigt. Wenn du hingegen möchtest, dass deine Teammitglieder einander während der Besprechungen sehen können, damit sie bei der Diskussion von Ideen natürlicher miteinander umgehen können, dann könntest du ein Online-Kollaborationstool wie GoToMeeting wählen, mit dem Benutzer/innen aus der ganzen Welt an virtuellen Live-Konferenzen teilnehmen können, bei denen jeder seinen Bildschirm mit den anderen gleichzeitig teilen kann, indem er/sie einfach eine Webcam und ein Mikrofon benutzt, die direkt über den Computer angeschlossen sind, ohne dass er/sie vorher etwas auf den Computer herunterladen muss (obwohl manche Leute stattdessen lieber Kopfhörer benutzen).

Meeting Software ist eine großartige Möglichkeit, den Überblick über alle deine Meetings zu behalten. Sie ermöglicht es dir, sie an einem Ort zu planen, zu verwalten und daran teilzunehmen. Du kannst die Informationen auch mit anderen Personen teilen, die an dem Treffen oder der Veranstaltung beteiligt sind, damit auch sie wissen, was vor sich geht. So bleiben alle organisiert und über anstehende Ereignisse informiert, was es allen leichter macht, ihre Arbeit zu erledigen, ohne dass es zu Problemen kommt.

Meeting Software ist keine perfekte Lösung. Sie hat einige Nachteile, wie zum Beispiel die folgenden:

Unternehmen, die ihre Meetings einfach und effizient verwalten wollen, sollten eine Meeting Software kaufen. Diese Software ist ideal für kleine Unternehmen, denn sie spart Zeit und Geld, da sie keine Meeting-Planer einstellen oder teure Veranstaltungsorte mieten muss. Außerdem hilft sie dabei, alle wichtigen Informationen zu jeder Veranstaltung zu speichern, z. B. die Kontaktdaten der Teilnehmer/innen, Tagesordnungspunkte, Protokolle früherer Veranstaltungen usw., die später bei der Planung künftiger Veranstaltungen verwendet werden können.

Bevor du eine Meeting-Software kaufst, ist es wichtig zu wissen, was deine speziellen Bedürfnisse sind. Wenn du z.B. einen Online-Shop hast und die Software für die Verwaltung von Bestellungen oder die Bestandsverwaltung nutzen willst, gelten andere Kriterien als wenn du die Software als Teil einer Marketingkampagne nutzen willst. Am besten stellst du eine Liste mit Fragen zusammen, die du beantworten musst, bevor du dich für ein Produkt entscheidest, das für dein Unternehmen am besten geeignet ist. Einige Beispiele sind: Mit wie vielen Personen rechne ich bei meinen Treffen? Was für Funktionen bietet mein aktuelles System? Benötige ich eine Integration mit anderen Systemen wie CRM oder ERP? Sind die Kosten wichtiger als die Funktionalität der Lösung für Meetings?

Eine Meeting Software ist eine Software, die dir hilft, Meetings zu organisieren. Mit ihr kannst du Besprechungen planen, verwalten und den Fortschritt deiner Besprechung verfolgen. Das Beste daran ist, dass sie dir bei der Organisation aller Arten von Meetings hilft, egal ob geschäftlich oder privat. Du kannst dieses Tool auch nutzen, um Termine mit Kunden und Kollegen aus verschiedenen Abteilungen deines Unternehmens zu planen. So weiß jeder, wann er sich mit dem anderen treffen soll, und es gibt keine Terminverwirrung mehr.

Du solltest eine Besprechungssoftware einführen, wenn du die folgenden Anforderungen erfüllst:

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