E-Mail Archivierungssoftware im Vergleich

Wie funktioniert eine E-Mail-Archivierungssoftware?

E-Mail-Archivierungssoftware ist eine Software, mit der du alle deine E-Mails an einem Ort speichern kannst. So kannst du sie durchsuchen und die wichtigen E-Mails für spätere Zwecke wiederfinden. Du kannst sie auch als E-Mail-Backup-System verwenden, sodass du bei einem Computer- oder Serverdefekt wieder Zugriff auf alle alten E-Mails hast.

Welche Arten von E-Mail-Archivierungssoftware gibt es?

Es gibt zwei Arten von E-Mail-Archivierungssoftware. Die erste ist ein eigenständiges Produkt, das du auf deinem eigenen Server installierst, und die zweite Art ist ein Add-on für Microsoft Exchange Server oder Lotus Domino. Beide haben ihre Vor- und Nachteile; es kommt darauf an, was du von ihnen brauchst. Eigenständige Produkte können flexibler mit anderen Anwendungen zusammenarbeiten, aber wenn du bereits einen dieser Server verwendest, kann es aus Kostengründen sinnvoll sein, die integrierten Archivierungsfunktionen zu nutzen (du willst ja nicht zweimal zahlen).

Was sind die Vorteile einer E-Mail-Archivierungssoftware?

E-Mail-Archivierungssoftware ist eine Software, die dir hilft, deine E-Mails geordnet zu speichern. Sie ermöglicht es dir auch, nach bestimmten E-Mails zu suchen und sie bei Bedarf abzurufen. So sparst du nicht nur Zeit, sondern auch Geld, denn die manuelle Suche in Tausenden von E-Mails kann sehr mühsam und teuer sein.

Was sind die Nachteile einer E-Mail-Archivierungssoftware?

E-Mail-Archivierungssoftware ist keine perfekte Lösung. Sie hat auch einige Nachteile, die im Folgenden aufgeführt sind:

Welche Unternehmen sollten eine E-Mail-Archivierungssoftware kaufen?

E-Mail-Archivierungssoftware ist ein Muss für jedes Unternehmen, das mit E-Mails zu tun hat. Sie kann von Unternehmen jeder Größe genutzt werden, von kleinen Betrieben bis hin zu großen Unternehmen und Behörden.

Nach welchen Kriterien solltest du eine E-Mail-Archivierungssoftware kaufen?

Als Erstes solltest du die Größe deines Unternehmens bestimmen. Wenn es sich um ein kleines Unternehmen handelt, gibt es viele kostenlose E-Mail-Archivierungssoftware auf dem Markt, die für diesen Zweck genutzt werden kann. Wenn du jedoch ein großes Unternehmen mit Tausenden von Mitarbeitern und Hunderten oder sogar Tausenden von E-Mails hast, die täglich verschickt werden, ist der Kauf einer kostenpflichtigen Version sinnvoller, da sie bessere Funktionen bietet als ihre kostenlosen Gegenstücke. Du musst auch bedenken, wie viel Speicherplatz dein System benötigt, damit du nicht zu viel Geld für etwas ausgibst, das du eigentlich gar nicht brauchst.

Wie wird eine E-Mail-Archivierungssoftware implementiert?

Die E-Mail-Archivierungssoftware wird auf einem Server installiert und dann für die Verbindung mit deinem E-Mail-System konfiguriert. Der Konfigurationsprozess hängt davon ab, für welches Produkt du dich entscheidest, aber in der Regel musst du für jeden Nutzer, der Zugriff auf die archivierten E-Mails benötigt, ein Konto einrichten. Sobald die Konfiguration abgeschlossen ist, können sich die Nutzer/innen über einen beliebigen Webbrowser oder ein mobiles Gerät (sofern unterstützt) in ihre Konten einloggen und alle archivierten Nachrichten an einem Ort einsehen.

Wann solltest du eine E-Mail-Archivierungssoftware einsetzen?

E-Mail-Archivierungssoftware ist ein großartiges Werkzeug, wenn du nach Möglichkeiten suchst, dein E-Mail-Management zu verbessern. Sie kann dazu beitragen, den Zeitaufwand für das Durchsuchen von E-Mails zu reduzieren und sicherzustellen, dass wichtige Informationen nicht verloren gehen oder versehentlich gelöscht werden. Wenn du sicherstellen willst, dass alle Daten deines Unternehmens sicher und leicht zugänglich sind, dann ist die Einführung einer E-Mail-Archivierungssoftware vielleicht genau das Richtige für dich.