Software Zur Dokumentenverwaltung im Vergleich

Wie funktioniert eine Dokumentenmanagement-Software?

Dokumentenmanagement-Software ist eine Software, die dir hilft, deine Dokumente zu verwalten. Sie kann zum Speichern, Abrufen und Freigeben aller Arten von Dateien wie Bilder, Videos usw. verwendet werden. Der Hauptzweck dieser Software ist es, die Arbeit zu erleichtern, indem du Zeit bei der Suche nach wichtigen Informationen oder Daten aus verschiedenen Quellen sparst. Das hilft dir auch, den Papierverbrauch und den Speicherplatzbedarf zu reduzieren, was letztendlich auch Geld spart.

Welche Arten von Dokumentenmanagement-Software gibt es?

Es gibt zwei Arten von Dokumentenmanagement-Software. Die erste ist eine eigenständige Anwendung, die du auf deinem Computer installierst, und die zweite Art ist eine webbasierte Software, d.h. sie wird in einem Browserfenster ausgeführt. Beide haben ihre Vor- und Nachteile, je nachdem, wie sie von einem Unternehmen oder einer Einzelperson genutzt werden. Eigenständige Anwendungen bieten in der Regel mehr Funktionen als webbasierte Lösungen, müssen aber auf jedem Computer installiert werden, auf dem die Nutzer/innen Zugriff auf die darin gespeicherten Dokumente benötigen, während webbasierte Systeme von jedem Ort mit Internetanschluss aus zugänglich sind, solange keine Firewall den Zugriff blockiert (was nicht sehr häufig der Fall ist).

Was sind die Vorteile einer Dokumentenmanagement-Software?

Dokumentenmanagement-Software ist eine Software, die dir hilft, deine Dokumente zu verwalten. Sie kann zum Speichern, Abrufen und Freigeben aller Arten von Dateien wie Bilder, Videos usw. verwendet werden. Der Hauptvorteil dieser Art von Software ist die Möglichkeit, große Datenmengen an einem Ort zu speichern, ohne dass es zu Problemen oder Verwirrung kommt. Das macht es den Nutzern leicht, die gewünschte Datei schnell und einfach mit nur wenigen Mausklicks zu finden. Ein weiterer Vorteil ist, dass diese Software zu erschwinglichen Preisen erhältlich ist, so dass sie für jeden zugänglich ist, der sie braucht, unabhängig davon, ob er ein begrenztes Budget hat oder nicht.

Was sind die Nachteile einer Dokumentenmanagement-Software?

Eine Dokumentenmanagement-Software ist keine perfekte Lösung. Sie hat auch einige Nachteile, die im Folgenden aufgeführt sind:

Welche Unternehmen sollten eine Dokumentenmanagement-Software kaufen?

Jedes Unternehmen, das Dokumente speichern und verwalten muss, sollte eine Dokumentenmanagement-Software in Betracht ziehen. Dazu gehören Unternehmen in den folgenden Branchen:

Nach welchen Kriterien solltest du eine Dokumentenmanagement-Software kaufen?

Als Erstes solltest du deine Bedürfnisse definieren. Welche Funktionen werden dir helfen, deine Ziele zu erreichen? Wie viele Nutzer und wie viele Daten musst du verwalten? Willst du eine einfache Lösung oder eine mit erweiterten Funktionen wie Workflow, Versionierung usw.? Sobald diese Fragen beantwortet sind, ist es Zeit für eine Recherche. Lies Bewertungen verschiedener Produkte auf Websites wie Capterra (https://www.capterra.com/), G2Crowd (http://g2crowd.com/) oder Software Advice (http://softwareadvice-reviews-ratings-productlist). Du kannst auch Kolleginnen und Kollegen, die eine ähnliche Software verwenden, fragen, was sie von ihren Lösungen halten und ob es andere Alternativen gibt, die sie aufgrund ihrer Erfahrungen bei der Verwendung über einen längeren Zeitraum in Betracht ziehen sollten

Wie wird eine Dokumentenmanagement-Software implementiert?

Dokumentenmanagement-Software wird durch die Installation der Software auf einem Server und die anschließende Konfiguration nach deinen Bedürfnissen implementiert. Je nachdem, wie viel technisches Wissen du hast, kann der Installationsprozess intern oder durch einen IT-Fachmann durchgeführt werden. Nach der Installation können die Nutzer/innen über ihren Webbrowser von jedem Computer mit Internetzugang auf das System zugreifen.

Wann solltest du eine Dokumentenmanagement-Software einführen?

Wenn du viele Dokumente hast, die gespeichert und abgerufen werden müssen. Sie ist auch nützlich, wenn dein Unternehmen mehrere Standorte hat oder wenn es schnell wächst. Eine Dokumentenverwaltungssoftware kann dir dabei helfen, alle Informationen an einem Ort aufzubewahren, damit jeder weiß, wo sich alles zu einem bestimmten Zeitpunkt befindet.