Software Zur Dokumentenkontrolle im Vergleich

“Document Control Software“

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Frequently asked questions

Document Control Software ist eine Software, die dir hilft, deine Dokumente zu verwalten. Mit ihr kannst du alle wichtigen Informationen, die mit deinem Dokument zusammenhängen, an einem Ort erstellen, bearbeiten und speichern. Du kannst diese Informationen auch mit anderen Personen teilen, die an demselben Projekt oder derselben Aufgabe wie du beteiligt sind. Auf diese Weise können sie jederzeit und von jedem Ort aus darauf zugreifen, ohne dass sie physische Kopien davon auf ihren Computern oder Geräten haben.

Es gibt zwei Arten von Dokumentenkontrollsoftware. Die erste Art ist die Software, die du auf deinem Computer installierst und zum Erstellen, Bearbeiten, Speichern und Freigeben von Dokumenten mit anderen Nutzern in einer sicheren Umgebung verwendest. Sie kann für jeden Zweck der Dokumentenkontrolle verwendet werden, z. B. für die Verwaltung von Projektunterlagen oder Produktspezifikationen. Die zweite Art ist eine webbasierte Software, mit der du von überall aus über eine Internetverbindung auf alle deine Dateien zugreifen kannst, ohne etwas auf deinen Computer zu Hause oder am Arbeitsplatz herunterladen zu müssen. Du meldest dich einfach über einen Browser (z. B. Internet Explorer) auf der Website an und kannst die Dokumente dann online ansehen/bearbeiten/freigeben, als wären sie lokal auf deiner Festplatte gespeichert.

Dokumentenkontrollsoftware ist eine Software, die dir hilft, deine Dokumente zu verwalten. Sie kann zur Verwaltung des Dokumentenflusses in einem Unternehmen eingesetzt werden und ermöglicht es den Nutzern auch, Änderungen an einer bestimmten Datei oder einem bestimmten Dokument zu verfolgen. Wenn also mehrere Personen an einem Projekt arbeiten, wissen sie, wer zu welchem Zeitpunkt an welchem Teil des Projekts gearbeitet hat. Das Beste an dieser Art von Software ist, dass sie alle Versionen jeder Datei speichert, so dass keine Informationen verloren gehen, selbst wenn jemand versehentlich etwas von der Festplatte seines Computers oder vom Server löscht.

Eine Software zur Dokumentenkontrolle ist keine perfekte Lösung. Sie hat auch einige Nachteile, die im Folgenden aufgeführt sind:

Jedes Unternehmen, das Dokumente und Unterlagen verwalten muss. Dazu gehören Unternehmen in den folgenden Branchen:

Als Erstes solltest du deine Bedürfnisse definieren. Welche Funktionen werden dir bei der Verwaltung von Dokumenten helfen? Kaufe eine Software nicht nur, weil sie mit allem Drum und Dran ausgestattet ist, sondern wenn sie nicht zu deinen geschäftlichen Anforderungen passt. Du kannst dir auch unsere Vergleichstabelle für Dokumentenkontrollsoftware ansehen, um mehr über die verschiedenen Produkte in dieser Kategorie zu erfahren.

Die Dokumentenlenkungssoftware wird durch die Installation der Software auf einem Computer und die anschließende Konfiguration nach deinen Bedürfnissen implementiert. Der Konfigurationsprozess umfasst die Einrichtung von Benutzern, Gruppen, Berechtigungen, Arbeitsabläufen und anderen Einstellungen, die speziell auf deine Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind. Nach der Konfiguration kannst du das System sofort für die Dokumentenkontrolle nutzen.

Dokumentenkontrollsoftware ist ein Muss für jede Organisation, die mit Dokumenten zu tun hat. Sie hilft bei der Verwaltung des Lebenszyklus von Dokumenten, von der Erstellung neuer Dokumente bis zur Archivierung und Vernichtung alter Dokumente. Die Software ermöglicht es dir auch, Änderungen an deinen Dateien im Laufe der Zeit zu verfolgen, so dass du sie bei Bedarf rückgängig machen oder sogar überprüfen kannst, wer was wann geändert hat.

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